PRIVACYVERKLARING AAN KLANTEN

Groupe Atlantic Belgium NV, met maatschappelijke zetel te 1653 Dworp, Oude Vijverweg, 6, België en geregistreerd in de Kruispuntbank van ondernemingen met nummer 0402.407.864, handelend als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt en gebruikt de persoonsgegevens van personen in dienst van haar klanten of mogelijke klanten (hierna gezamenlijk naar verwezen als “Klanten”); in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 genaamd de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”).

Deze privacyverklaring legt uit waarom en hoe Groupe Atlantic Belgium persoonsgegevens van medewerkers van haar Klanten (hierna “Klantgegevens”) verzamelt, hoe Groupe Atlantic Belgium die beschermt en voor hoe lang de gegevens worden bewaard. Dit doet geen afbreuk aan specifieke bepalingen van eender welke overeenkomst tussen Groupe Atlantic Belgium en een Klant.

 

1 Waarom verwerkt Groupe Atlantic Belgium klantgegevens?

Groupe Atlantic Belgium bewaart en verwerkt klantgegevens, al dan niet in elektronische vorm, voor administratieve, publicitaire en aan het beheer van klanten gerelateerde doeleinden, waaronder de volgende, niet-exhaustieve activiteiten: beantwoorden van elk bericht, inlichting of verzoek dat een klant aan Groupe Atlantic Belgium richt (inclusief via de website), verwerken van gegevens met betrekking tot de (eigenlijke of potentiële) verkoop van producten en/of diensten van Groupe Atlantic Belgium, sturen van afschriften en facturen, sturen van nieuwsberichten en publicitaire mededelingen, uitvoeren van enquêtes en marktonderzoeken, verbeteren van de producten en/of diensten van Groupe Atlantic Belgium en geschillenbeslechting.

 

2 Wettelijke grondslag voor het verwerken van Klantgegevens

Klantgegevens worden verwerkt op grond van een of meerdere volgende rechtsgronden:

  • Overeenkomst: voor het aangaan en beheren van de uitvoering van een aan een verkoop gerelateerde overeenkomst met een Klant;
  • Wettelijke Verplichting: om in overeenstemming te zijn met de wettelijke verplichtingen of vereisten die op Groupe Atlantic Belgium rusten;
  • Rechtmatig belang: de verwerking is noodzakelijk voor het rechtmatig belang van Groupe Atlantic Belgium en/of een derde;
  • Toestemming: de betrokken persoon heeft toestemming gegeven om Groupe Atlantic Belgium toe te staan hun klantgegevens te verwerken.

De manier waarop Groupe Atlantic Belgium en/of een derde Klantgegevens verwerkt voor een rechtmatig belang is door geregeld met de Klanten te communiceren over producten, diensten en evenementen die door Groupe Atlantic Belgium en/of een derde worden aangeboden, en andere mededelingen zoals onderzoek en inzichten die Klanten zouden kunnen interesseren. Groupe Atlantic Belgium zal enkel Klantgegevens verwerken voor een rechtmatig belang wanneer de verwerking noodzakelijk is en afgewogen tegen de belangen van de personen.

 

3 Soorten persoonsgegevens die als Klantgegevens worden verwerkt

Klantgegevens zijn alle persoonsgegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die is gelinkt aan of een band heeft met een klant. Voor bovenvermelde doeleinden kan de verwerking van persoonsgegevens de volgende categorieën omvatten: 

  • persoonlijke identificatiegegevens zoals naam en adres;
  • elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
  • werk gerelateerde gegevens, zoals functie en werkgever;
  • persoonlijke gegevens, zoals taal en geslacht; en
  • gegevens van enquêtes.

 

4 Waar komen Klantgegevens vandaan?

Wanneer een medewerker van een Klant contact opneemt met Groupe Atlantic Belgium, komen de oorspronkelijke Klantgegevens meestal van de betrokken persoon. Groupe Atlantic Belgium kan ook contact opnemen met een medewerker van een Klant voor commerciële doeleinden wanneer de oorspronkelijke gegevens niet rechtstreeks van een dergelijke persoon afkomstig zijn (bijv. wederverkopers die persoonsgegevens doorgeven aan Groupe Atlantic Belgium als contactpersoon bij potentiële Klanten). Gedurende de Klantrelatie mag de betrokken persoon of een andere vertegenwoordiger van de Klant Groupe Atlantic Belgium van aanvullende gegevens voorzien (bijv. gegevens voor een bestelbon). Indien de Klant nalaat Groupe Atlantic Belgium de wettelijke of contractueel verplichte gegevens mee te delen, kan Groupe Atlantic Belgium beslissen om geen overeenkomst aan te gaan of de bestaande verkooprelatie te beëindigen. Bijvoorbeeld wanneer een Klantencontact niet wenst haar e-mailadres de delen met Groupe Atlantic Belgium, zal die geen enkele elektronische nieuwsbrief van Groupe Atlantic Belgium ontvangen.

Groupe Atlantic Belgium mag ook Klantgegevens ontvangen of opstellen met betrekking tot de Klant van andere klanten, leveranciers of van degenen met wie de Klant communiceert via e-mail of andere kanalen.

 

5 Wie heeft toegang tot de Klantgegevens?

Voor bovenvermelde doeleinden kunnen Klantgegevens worden meegedeeld aan en mogelijks zelfs worden verwerkt door:

  • de personen zelf of andere personen die in dienst zijn van de Klant of hem/haar vertegenwoordigen; 
  • de medewerkers van Groupe Atlantic Belgium die een “need to know” hebben voor de betrokken Klantgegevens;
  • de medewerkers of personen verbonden met Groupe Atlantic Belgium die een “need to know” hebben voor de betrokken Klantgegevens;
  • de overheid overeenkomstig de toepasselijke regelgeving;
  • de dienstverleners van Groupe Atlantic Belgium die een “need to know” hebben voor de betrokken Klantgegevens, zoals IT en logistieke dienstverleners; en
  • andere professionele adviseurs van Groupe Atlantic Belgium die een “need to know” hebben voor de betrokken Klantgegevens. 

6 Internationale doorgifte van Klantgegevens

Groupe Atlantic Belgium kan informatie van Klanten, inclusief Klantgegevens, doorgeven aan filialen van Groupe Atlantic Belgium voor doeleinden die te maken hebben met het economisch beheer van de Groupe Atlantic Belgium. In een beperkt aantal gevallen kan het noodzakelijk zijn om Klantgegevens door te geven aan een buitenlandse of internationale organisatie om de gegevens de verwerken en/of op te slaan in overeenstemming met wettelijke over contractuele verplichtingen. Voor de internationale doorgifte van gegevens heeft Groupe Atlantic Belgium gepaste veiligheidsmaatregelen genomen in overeenstemming met de AVG.

 

7 Bewaren van Klantgegevens

Klantgegevens zullen niet langer dan nodig worden bewaard voor de bovenvermelde doeleinden. Klantgegevens van een potentiële klant worden niet langer bewaard dan een normale duur van een verkoopcyclus, met een maximum van 1 jaar na het einde van de prospectieprocedure. Gewoonlijk, en tenzij anders bepaald in andere gerelateerde documenten voor specifieke soorten gegevens, worden Klantgegevens bewaard tijdens de duur van de overeenkomst, evenals na afloop of beëindiging van de overeenkomst zolang Groupe Atlantic Belgium wettelijk aansprakelijk is en waarvoor het gebruik van de Klantgegevens relevant kan zijn, rekening houdend met de toepasselijke verjaringstermijnen en de wettelijke bewaarplicht.

 

8 Hoe Klantgegevens worden beschermd 

Groupe Atlantic Belgium bewaart Klantgegevens zo veilig mogelijk, waarbij ze worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige mededeling of toegang.

 

9 Wat zijn de rechten van personen en wie kunnen ze contacteren?

Overeenkomstig de vereisten van de AVG hebben personen waarvan persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt als Klantgegevens het recht om Groupe Atlantic Belgium te contacteren:  

  • voor de toegang, verbetering of verwijdering van hun Klantgegevens;
  • om de verwerking van hun Klantgegevens te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • om de persoon zijn/haar Klantgegevens te kopiëren of door te geven voor de overdraagbaarheid van de gegevens, wanneer de gegevens verwerkt werden op basis van hun toestemming en/of van de uitvoering van hun overeenkomst
  • om de toestemming in te trekken, ingeval dat een persoon toestemming heeft gegeven om zijn/haar Klantgegevens te verwerken (zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking van toestemming); en
  • om meer informatie te ontvangen over de veiligheidsmaatregelen bij internationale doorgifte van gegevens.

 Personen hebben het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij een ander Europees toezichthoudend orgaan wanneer de persoon denkt dat Groupe Atlantic Belgium niet heeft gehandeld in overeenstemming met toepasselijke wetgeving over gegevensbescherming met betrekking tot het behandelen van zijn/haar Klantgegevens.

De contactpersoon bij Groupe Atlantic Belgium voor meer informatie over deze rechten is:

 

Catherine Delhaye

ISO Manager

+32 479 80 77 92

privacy@acv.com

 

10 Wijzigingen

Groupe Atlantic Belgium kan deze privacyverklaring op geregelde tijdstippen aanpassen naargelang nodig, in het bijzonder om in overeenstemming te blijven met de toepasselijke regelgeving of vereisten van gegevensbeschermingsautoriteiten.

PRIVACYVERKLARING VOOR LEVERANCIERS